Архіви й шифри справ
Шифр: фонд, опис, справа, аркуш
Архівні документи описано трьома рівнями:
| Скорочення | Що це | Приклад |
|---|---|---|
| ф. | фонд — документи однієї установи (наприклад, духовної консисторії) | ф. 127 |
| оп. | опис — перелік справ фонду за ознакою (час, вид документів) | оп. 1012 |
| спр. | справа — одна книга чи том | спр. N |
| арк. | аркуш — сторінка в справі; зворот — «зв.» | арк. N зв. |
Повний запис: ЦДІАК, ф. 127, оп. 1012, спр. N, арк. N зв. — за ним архівіст знайде документ, а ви повернетеся до нього за рік. Один шифр — одна справа, тому записуйте його повністю й одразу. У ресурсах ШІ і в Предку шифр — основа цитати.
Де лежать метричні книги
Метричні книги зберігаються за територією, державою й конфесією (місця). Основні фонди:
| Територія | Архів | Фонд |
|---|---|---|
| Київщина, частина Центру | ЦДІАК (Київ) | ф. 127 — Київська духовна консисторія (метричні книги — серед інших описів) |
| Галичина, греко-католики | ЦДІАЛ (Львів) | ф. 201, оп. 4А — метричні книги Греко-католицької консисторії |
| Галичина, римо-католики | ЦДІАЛ | ф. 618, оп. 2 — метричні книги Римо-католицької митрополичої консисторії (1600–1948) |
| Православні парафії Волині, Галичини, Білорусі | ЦДІАЛ | ф. 201 (через Греко-католицьку консисторію) і ф. 693 (Холмська духовна консисторія) |
| Інші області | обласні державні архіви | фонди консисторій, РАЦС, міських управ |
Частина книг ЦДІАЛ є одразу в двох фондах: ф. 201, оп. 4А містить книги, що надійшли з відділів РАЦС, тож запис може бути в обох. Перевіряйте обидва.
Каталоги метричних книг видають самі архіви:
- ЦДІАЛ: каталог православних парафій і каталог римо-католицьких метричних книг.
- Державний архів Волинської області: доповнення до каталогу метричних книг (основний каталог вийшов 2009 року).
- Інші обласні архіви теж мають каталоги й сторінки про справи на FamilySearch: приклади — Одеса, Тернопіль, Рівне.
Сайти архівів усіх областей збирає Генеалогічний навігатор. Практичні поради з роботи в ЦДІАЛ — стаття на «Родоводи».
Як знайти справу
- Визначте парафію, конфесію й роки (місця).
- Запитайте Предка: він покаже справи для місця, шифри й скани.
- Пошукайте в електронних каталогах: міжархівний портал ARCHIUM і Качиний інспектор (онлайн-ресурси).
- Відкрийте опис фонду на сайті архіву й знайдіть справу за селом і роком. Перевірте, чи справа охоплює кілька сіл.
- З'ясуйте, які роки збереглися, і чи справа оцифрована: це заощадить запит.
- Записуйте результат у реєстр справ: архів, фонд, опис, справа, роки, тип, село, стан (оцифровано, замовлено, скопійовано), посилання.
Як написати запит
Не пишіть «знайдіть моїх предків». Дайте архівісту опору:
- повне ім'я особи, приблизний рік народження;
- село, повіт, губернію (за станом на тоді);
- імена батьків, віросповідання;
- який документ потрібен й, якщо знаєте, шифр справи.
Приклад: «Прошу перевірити наявність метричного запису про народження Івана Петровича Петренка, ймовірно 1885 р., мешканця с. Олеськ Волинської губернії, православного віросповідання. Батьки — Петро й Марія. Шифр справи (за каталогом): …».
Хто видає документ: 75 років
Книги ДРАЦС і метричні книги передають до державного архіву після 75 років від дати складання запису. Молодший запис видає відділ ДРАЦС за місцем проживання, старший — архів області або міста Києва (роз'яснення Мін'юсту). Умови можуть змінюватися: перевіряйте на сайті архіву.
Практичні поради
- Зберігайте копію опису разом зі знайденим документом.
- Для сканів онлайн робіть скріншот із підписом «назва + шифр» і зберігайте пряме посилання.
- Перегляньте всю справу, не лише потрібний аркуш: записи сусідніх сіл і примітки на берегах.
- Не втрачайте дату перегляду: сайти архівів змінюються.